供應商驗廠是供應商評估的重要環節,其評估基于文件體系、現場運營、設備管理、物料管控等所有影響供應商供貨的影響因素。
無論你是采購還是業務,無論你是老板還是員工,在企業的經營管理活動中,都應當會去驗廠或者接收別人的檢驗。驗廠的流程經及如何驗廠才能達到驗廠的目地?有哪些常見的陷井會誤導我們對驗廠結果的判定呢?
采購人員與供應商的溝通
就驗廠的時間、人員組成,以及驗廠過程中那些需要廠方配合的事情提前說明。有些正規的大家,在驗廠之前,就需要廠方提借供他們的基本的資料,比如營業執照,稅務登記,開戶銀行等等,有的還需要填寫一份采購方提供的詳細的書面審核報告。比如臺資廠來驗廠在驗廠之前,就發了一份他們的驗廠審查報告,里面內容非常詳細,細小項目有數百項之多,公司的生產,營銷,工程,品質,倉儲,人事等等環節都有相應的審查項目。
驗廠首次見面會
雙方人員的簡單介紹。安排好陪同人員,驗廠的時間安排。這跟ISO審查的套路一樣。
文件體系的審查
公司的文件體系是否齊全。比如公司有采購部,有沒有就采購活動形成一份文件。比如公司有設計開發,那么有沒有文件體系對設計開發活動形成程序文件。如果重要文件沒有就是屬于重大缺失。
現場審查
主要是去現場看,比如車間,倉庫的5S,消防設施,危險品標識,物料標識,平面圖等等。比如機器保養表,有沒有如實填寫。有無人簽名等。
工人訪談 管理人員訪談
工人面談的對象選擇可以是公司花名冊中隨機抽取,也可以是有傾向地抽取,如刻意挑選16~18歲的未成年工,又或者是被審計員在現場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內容基本都和工資工時、工作環境等相關。為了保護工人的權益,面談的過程對廠方嚴格保密,既不允許廠方管理人員在場,也不允許其在面談室附近區域逗留。如果在驗廠中仍有些問題不明白的,可以跟公司的管理人員再次溝通,了解更深的情況。
總結會議
驗廠過程中看到的優點和不符點加以總結。這個總結會以書面的形式當場給工廠確認并簽章。不符合事項需要如何改變,何時改進,誰來完成等資料在一定時間內傳給驗廠方確認。不排除第二次,三次驗廠的可能。
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